“Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag ik als werkgever niets meer vragen bij een ziekmelding”.
Helaas hoor ik dit vaker. En ja, het is zo dat slechts beperkt gegevens gevraagd en verwerkt mogen worden. Maar wat is dan wel en niet toegestaan op het moment dat een medewerker zich ziekmeldt?
De Autoriteit Persoonsgegevens zegt hierover: gevraagd en verwerkt mogen worden ‘gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de bedrijfsvoering of om een wettelijke verplichting – zoals re-integratie na te komen’.
In de dagelijkse praktijk betekent dit dat je als werkgever alleen het volgende mag vragen en vastleggen:
Het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
De vermoedelijke duur van het verzuim;
De aflopende afspraken en werkzaamheden;
Of de medewerker onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet specifiek onder welke);
Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).
Werkgever en dus ook de casemanager (!) mogen niet vragen naar een diagnose, behandeling door een arts of naar functionele mogelijkheden en beperkingen. Dus vragen of iemand nog 5 kilo kan sjouwen, een uur kan staan alsmede of concentratie en hectiek een issue is, is niet toegestaan.
In feiten meldt medewerker aan werkgever dat hij door ongeschiktheid ten gevolge van ziekte niet in staat is om zijn normale werkzaamheden te verrichten en verzoekt daarbij om loondoorbetaling. Het blijft op dit moment dus alleen bij melden. Wel kan medewerker zelf aangeven of hij bepaalde werkzaamheden (gedeeltelijk) nog kan verrichten. Vanuit goed werknemerschap en medeverantwoordelijkheid voor zijn herstel en terugkeer, mag je dit verwachten. Echter werkgever mag hier geen druk op uitoefenen en hier niet zelf naar vragen.
Wil je als werkgever wel - eerder de wettelijke voorgeschreven termijn van maximaal zes weken na de ziekmelding- inzicht in functionele mogelijkheden en beperkingen? Schakel dan direct de bedrijfsarts in.
N.B. als er op initiatief van de werknemer gesproken is over functionele mogelijkheden en beperkingen, een diagnose of behandeling, dan mag je als werkgever die gegevens niet registreren.
Samengevat, houd je aan de standaard set van vragen. Is er voor jou als werkgever aanleiding inzicht in functionele mogelijkheden en beperkingen of een diagnose te hebben, leg een heldere vraagstelling neer bij je bedrijfsarts. Zes weken wachten is zeker niet nodig!
Vanuit HR in Praktijk adviseer ik werkgevers en werknemers op het brede domein van HR. Wil je meer weten over HR, verzuim, casemanagement en duurzame inzetbaarheid of heb je behoefte aan advies op een ander specifiek HR-thema? Neem dan contact op. HR in Praktijk helpt je graag!
➨ Bel ☏ 0610035540
➨ Email ✉ Roel@hrinpraktijk.nl
➨ check💻 www.hrinpraktijk.nl
