In mijn vorige blog heb ik aangegeven dat werkgevers vanaf 2020 beschikken over een hogere vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Werkgevers kunnen meer besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Daarnaast zijn er al veel bestaande vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Een verdieping….
Over intermediaire kosten hoef je geen belasting te betalen omdat dit niet wordt gezien als loon. Intermediaire kosten zijn kosten die werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Bijvoorbeeld als werknemer een zakelijke lunch betaalt. Je kunt ook denken aan parkeerkosten of een relatiegeschenk dat werknemer voorschiet en vervolgens declareert. Deze kosten hebben geen impact op de vrije ruimte. Iets voorschieten wat aan werknemer zelf ter beschikking wordt gesteld, geldt wel als loon en heeft impact op de vrije ruimte.
De belastingdienst heeft bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kunnen onbelast worden vergoed en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Denk hierbij o.a. aan kosten voor woon- en werkverkeer (tot 19 eurocent per kilometer), treinkaartjes, zakelijke overnachtingen, maaltijden bij overwerk en koopavonden en cursussen en opleidingen. Vanaf 2020 is het vergoeden van de verklaring omtrent gedrag (VOG) ook vrijgesteld. En gaat dus niet meer ten koste van de vrije ruimte.
Vergoedt werkgever voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek? Dit zijn nihilwaarderingen en tellen niet mee voor de vrije ruimte. Van belang is wel dat het gaat om loon in natura en niet om vergoedingen in geld. Denk hierbij aan de volgende verstrekkingen:
• werkplek: het bureau, een vaste computer, het kopieerapparaat, pennen en papier;
• apparatuur (laptops en tablets) die ook buiten de werkplek gebruikt kan worden en waarvoor het noodzakelijkheidscriterium geldt;
• consumpties die geen deel uitmaken van de maaltijd: koffie, fruit, koekjes en cup a soup;
• bedrijfskleding die nagenoeg alleen geschikt is om tijdens werktijd te dragen, inclusief logo;
• smartphones waarvoor het noodzakelijkheidscriterium geldt;
• arbovoorzieningen die vanwege de Arbeidsomstandighedenwet verplicht ter beschikking worden gesteld;
• bedrijfsfitness onder de voorwaarde dat fitness op de werkplek plaatsvindt.
Alle vergoedingen die niet in één van bovenstaande categorieën behoren, vallen binnen de vrije ruimte. Denk hierbij aan personeelsfeestjes buiten het bedrijfspand of niet met een overwegend zakelijk karakter, personeelsreisjes, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld.
Wil je meer weten over de WKR of heb je behoefte aan advies op dit of op andere HR-onderwerpen? Neem dan contact op met HR in Praktijk. Ik vertel je er graag over.