Wanneer een werknemer zich 3 keer in een jaar ziek meldt, is het tijd voor het goede gesprek. In onderstaand blog lees je hoe je een goed verzuimgesprek voert.
Een goede voorbereiding is het halve werk. Kijk terug naar eerder verzuim en afspraken. En stel vast wanneer het te voeren gesprek succesvol is. Ik ben van mening dat hier sprake van is wanneer verzuim bespreekbaar is geworden, onderliggende oorzaken duidelijk zijn en er samen een actieplan is opgesteld: welke stappen worden ondernomen voor snel en duurzaam herstel?
Voor werknemer moet het doel van het gesprek duidelijk zijn. Zorg er voor dat het gesprek plaatsvindt kort nadat werknemer weer hersteld is. Voorkom een gesprek waarin een bestraffende of corrigerende sfeer wordt gecreëerd. Oordeel niet te snel. Dit draagt niet bij aan een positieve beïnvloeding.
Voer het gesprek persoonlijk en face tot face. Leg het doel van het gesprek uit en vertel hoe de organisatie in algemene zin omgaat met (frequent) verzuim. Zorg voor een actuele lijst van de ziekmeldingen van werknemer. Het gaat in het gesprek niet om verantwoording van de ziekmeldingen. Probeer onderliggende oorzaken boven tafel te krijgen zonder in te gaan op de medische oorzaken van het verzuim.
Als werknemer niet spontaan een verband legt tussen het verzuimgedrag en beïnvloedbare werkfactoren, is doorvragen en het stimuleren van zelfinzicht verstandig. Maak hierbij gebruik van onderstaande vragen:
• Welke zaken hebben meegespeeld bij het nemen van de beslissing om ziek te melden?
• Is er een verband tussen het werk en de ziekmelding?
• Welke acties heb je genomen om oorzaken te beïnvloeden en toekomstig verzuim te voorkomen?
• Kan werkgever iets voor je doen zodat verzuim voorkomen wordt?
• Wat gaat er goed in je werk, wat niet en wat kan er anders?
• Wat kun je zelf anders doen en wat kunnen de leidinggevende / collega’s anders doen?
• Wat kunnen we afspreken?
• Wat is de volgende stap en wanneer?
• Hoe ga jij ervoor zorgen dat we volgend jaar niet weer ditzelfde verzuimgesprek hebben?
Het gesprek is geslaagd wanneer concreet antwoord is gegeven op deze vragen en gemaakte afspraken/activiteiten zijn vastgelegd. Leg vast wie welke activiteit wanneer gaat ondernemen. Evalueer regelmatig -plan de evaluatie direct in- om daarmee het veranderende gedrag te activeren en in stand te houden.
Geef werknemer complimenten als het lukt om minder te verzuimen. Het vergroten van werkplezier is belangrijk om hiermee frequent verzuim te voorkomen!
Wil je als werkgever of werknemer meer weten over het voorkomen van verzuim en het versnellen van re-integratie? Of heb je behoefte aan advies op dit thema? Neem dan contact op met HR in Praktijk. Ik vertel je er graag meer over.