Verzuimbegeleiding en de Wet Bescherming Persoonsgegevens? Best lastig!

Werkgever en werknemer hebben in het kader van verzuim- en re-integratie nogal wat verplichtingen en krijgen daarbij ook te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Zo is het stellen van (onbedoelde) medische vragen niet toegestaan. Vanuit oprechte betrokkenheid wordt al snel gesproken over medische klachten en aandoeningen terwijl alleen de beperkingen en re-integratiemogelijkheden centraal mogen staan. Maar hoe voer je als werkgever of werknemer een gesprek dat niet botst met de WBP? En hoe leg je afspraken vast in het verzuimdossier?

Hanteer als hoofdregel dat je als werkgever nooit naar medische zaken vraagt en dit nooit vastlegt in het verzuimdossier. Werkgever mag alleen medische gegevens vastleggen als hiervoor een noodzaak is en een direct verband heeft met de gezondheid van werknemer. Bijvoorbeeld bij (ernstige mate) van astma, epilepsie of suikerziekte. Het is dan noodzakelijk dat betrokkenen op de hoogte zijn en weten wat zij kunnen doen in geval van nood.

In het verzuimdossier mogen slechts een beperkt aantal (medische) gegevens worden opgenomen: de functionele mogelijkheden, de werkzaamheden waartoe werknemer in staat is, de mate van arbeids(on-)geschiktheid, werkaanpassingen die in het kader van re-integratie getroffen worden en de verwachte duur van de arbeidsongeschiktheid.

Een ziekte of aandoening mag ook niet benoemd worden. Dus ‘rugklachten’ mag niet, ‘klachten aan houdings- en bewegingsapparaat’ of ‘medewerker heeft beperkingen met bukken, tillen/dragen, hurken en knielen’ wel. Over ‘privé gerelateerde klachten’ mag alleen opgenomen worden dat de klachten ‘niet arbeidsgerelateerd’ zijn. En bij een ruzie met leidinggevende is sprake van ‘een verstoorde arbeidsverhouding’. Ook medicijngebruik of de aard van behandeling mag niet vermeld worden. Bijvoorbeeld niet ‘fysiotherapie’ maar wel dat er sprake is van een ‘medische behandeling/interventie’. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, beleidsregels ‘De zieke werknemer’.

Ik merk dat werkgevers het lastig vinden om niet in medische termen te spreken. Best vreemd eigenlijk, want velen van ons, waaronder ikzelf, zijn geen arts of specialist. We hebben er blijkbaar wel verstand van? Mijn tip: Neem niet de ziekte als uitgangspunt van het gesprek. Geef werknemer ook proactief aan dat het (ook mondeling) delen van medische gegevens niet hoeft. Denk in kansen en mogelijkheden en niet ziekte of aandoening: welke werkzaamheden kan werknemer (tijdelijk) niet meer en welke (andere, tijdelijke) werkzaamheden passen wel. Je zal zien dat er dan geen aanleiding is om over medische zaken te spreken.

HR in Praktijk begeleidt als specialist werkgever en werknemer effectief binnen de grenzen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Wil je weten hoe of heb je behoefte aan advies op het gebied van verzuim- en casemanagement? Neem dan contact op met HR in Praktijk. Ik vertel je er graag over.